新入社員のうちはわからないことだらけ。
どうしても上司や先輩に質問しなければ、仕事を進めることができません。
「わからないことは何でも聞いて」と言われていたはずなのに、質問したらなぜか怒られた！というケースもあるようです。
質問しただけ、と思うかもしれませんが、実はその質問の仕方に問題があるのかもしれません。
私は人事担当として多くの社員から同様の悩みと解決策について聞いてきました。
そこで得たことを基にこの記事では、新入社員が質問しただけなのに怒られる理由と質問の方法をお伝えします。
Contents
わからないことを質問しただけで怒られる理由とは？
上司や先輩は基本的に、時間がない中で質問に答えています。
ですから、いくら「何でも聞いてね」と言われていても時間を無駄にするような質問を繰り返していると、そのうち怒られるようになってしまうのです。
では、具体的に怒られる質問について説明していきます。
同じことを何度も質問している
一度教えたことを何度も教えなければならないのは、答える側からしたらかなりイラッとすることです。
例えるなら、バケツに水を溜めたいのに穴があいていて水が抜けていくようなものです。
あなたも、誰かに伝えたことが忘れられていたら嫌な気持ちになりますよね。
厳しいことを言ってしまいましたが、わかっていてもあまりに覚えることが多いし、一度聞いても理解できないこともあるんですよね。
私も新入社員の時期はそうでした。
気持ちはとてもよくわかりますので、後ほど「同じことを質問しないための質問手順」をお伝えします。
ですので、最後までお読みいただきたいと思います。
何が聞きたいのかわからない
新入社員でなくても結構多いのが、何が聞きたいのかわからない場合です。
何が聞きたいかわからない質問は2つのケースが想定されます。
質問が埋もれているケース
教えてほしいことが前後に話すことに挟まれたりして、質問される側が聞いても「どの部分が質問なの？」と思われてしまうことがあります。
例えば以下の通り。
昨日送るよう言われた資料なんですけど、〇〇社さんはいつもFAXで送ってると聞いたんですが、PDFにしてメールで送れば良いですか？
メールならデータ容量が大きいと嫌がられるので圧縮した方が良いとは思ってるんですけど…。
これを文字ならまだしも口で言われた場合、何を聞かれているのかわかりませんよね。
このような質問を続けていると怒られる可能性があります。
答えが広すぎるケース
聞かれていることはわかるけど、答えが何通りもあるような場合、質問される側は困ります。
例えば以下の通り。
部長からこの資料の配布を頼まれたのですが、どうやって配れば良いでしょうか？
これだけだと、何に使う資料なのか、いつまでに誰宛に配れば良いか全くわからないので、答えが何通りも考えられてしまいます。
このような質問には、優しい上司や先輩なら「質問はこういうことかな？」と聞き返してくれますが、何度も繰り返してしまうのは避けたいところです。
一般的なことばかり聞いている
一般的なことは自分で調べればわかるので、上司や先輩は質問されることを嫌います。
例えば、代表的なのは業界用語や学術用語です。
今は初めて聞くことでもネットで検索すればすぐにわかることが多いです。
他にも、ワードやエクセルの使い方などを自分で調べることなく、得意な先輩がいるからといって聞きまくっていると怒られるかもしれません。
怒られないための質問の仕方
ここからは、怒られないための質問の仕方をお伝えします。
具体的な方法の前に前提として、上司や先輩の時間を使うという意識を持ってください。
もちろん、上司や先輩も時間を投資する意識で新入社員の質問に答えるべきですが、少ない投資でリターンが大きいほど良いので質問にかける時間は短くしたいものです。
その前提で以下の方法を試してみてください。
- 質問の前に聞きたいことを整理しメモを作る
- ネットで検索してみる
- 今質問しても良いか確認する
- 聞きながらメモをとる
- わかったフリをしない
- 最後に自分の理解が間違いないか確認する
- 必ずお礼を忘れない
質問の前に聞きたいことを整理しメモを作る
若干面倒ですが、知識がついてくるまでは読めば質問できるレベルのメモを作っておきましょう。
メモを作るときのコツは以下の通りです。
- 聞きたいことは始めに伝える
質問が埋もれてしまうこと予防できます。
聞きたいことをズバリ最初に伝えることで、そのあとの説明も答えを考えながら聞くことができるので早く答えることができるようになります。
- 質問の背景を具体的に説明する
答えが多すぎて答えにくくならないように、質問内容を絞っていきます。
また、メモを作ればそのまま記録に残りますので同じ質問を繰り返す心配もありません。
ネットで検索してみる
次に、質問内容を一度はGoogleで検索してみましょう。
用語なら一発で答えがわかることもありますし、用語以外の質問でもヒントになる情報が出てくれば、ある程度自分で考えて確認だけすれば良い状態で質問できるかもしれません。
今質問しても良いか確認する
あまりに忙しい時に質問すると相手をイライラさせてしまうかもしれません。
質問する側も焦って聞きたいことが聞けなかったり、理解できてなくても聞き返しにくくなってしまいます。
そのため、「〇〇の件で質問なんですが、お時間良いですか？」と一言聞きましょう。
コツは、「○○の件で」を前につけることです。そうすれば上司や先輩も質問の重要度を判断できます。
なかなか時間がとれそうにない場合は「何か関連する資料があれば教えていただけませんか？」と聞いて自分で調べるつもりであることを伝えるのも良いですね。
聞きながらメモをとる
聞いているうちにせっかく教えてもらったことを忘れてしまうので、必ずメモをとりましょう。
実はメモをとるメリットは他にもあって、相手にちゃんと聞いているということを伝えることができます。
他にも、相手が見てくれていればですが、メモをとる手を止めることで理解が追いついていないことを伝えることも可能です。
わかったフリをしない
教えてもらっていることを理解できないと時間がかかって申し訳ないと感じることもありますよね。
ですが、わかったフリは絶対しないようにしましょう。
結局わからないままなら、その質問の時間が無駄になってしまいます。
はじめは「こんなことも知らないのか」と言われることがあるかもしれませんが、この最初の何もわからない時期だけは耐えるべきところです。
最後に自分の理解が間違いないか確認する
教わって「わかった」と思ったら、最後に「これこれこういう理解で良いですか？」と確認をとりましょう。
そこで確認できなければまだ理解できていないということですし、その場で訂正されるはずです。
後で理解が間違っていると「せっかく教えたのに…」と思われてしまいますので、訂正されるならその場でされる方が良いと思います。
必ずお礼を忘れない
どんなに小さな質問でも、どんなに適当な教え方であっても、最後は必ずお礼を言いましょう。
気持ちよく教えてもらうためにお礼の言葉は重要で、教えた人にとっても気持ちの良いお礼の言葉があれば「また教えよう」という気になり、組織に質問しやすい雰囲気ができます。
質問することが苦手な人に知っておいてほしいこと
質問の方法はわかったけど、どうしても苦手という人がいるかもしれません。
ここでは、私の経験も含めて質問が苦手な人に知っておいてほしい「心構え」のようなことをお伝えします。
仕事の知識は経験とセットではじめて覚えることができる
せっかく教えてもらってもなかなか覚えられなくて質問しにくくなってしまうことがありますが、知識を教えてもらっただけでは仕事を覚えることはできません。
自分で取り組んではじめて頭に残るものです。
ですから、「教えてもらったけど、全然覚えられない！」と嘆くのではなく、とにかく一度教えてもらった仕事をやってみて、一度でダメなら2回目で覚えれば良いのです。
ちなみに私は何回も経験のある仕事でも半年くらい経てば忘れてます笑
なので自分が過去に上司や先輩に質問した時に作ったメモを見ながら思い出しつつ仕事をしています。
知識を積み上げれば急にわかる時がくる
新入社員のうちは本当に知らないことばかりです。当然知らないことが多ければ、会議や先輩方の会話も理解できません。
私も新入社員の頃、質問しても全く話についていけなくて「自分は頭が悪いんだ…」と思いましたし、同時に「この仕事向いてないんだ…辞めたい」と自信を失っていました。
でも、2〜3年目くらいに新入社員の頃からの担当業務については質問だけでなく、上司と議論できるようになったんです。
知らないことだらけでも、地道に与えられた仕事に取り組む中で実務に直結した知識を積み上げることで、急に上司や先輩の会話が理解できる時がやってくると感じた瞬間でした。
いつまでも質問者であれ
わからないことは最初に聞かないと、どんどん質問しにくくなってくる。というのはよく聞く話ですよね。
ですが私はそれは違うと思っていて、これからの社会で生き残るには、いつまでも質問して教えてもらう姿勢が重要だと考えています。
それは、この変化の大きな時代には新しいモノやサービスが生まれてきて、仕事で求められる知識も専門的になっているからです。
そうなると、常に知識を吸収し続ける必要があるので教えてもらう機会が必要になります。
それなのに「もう新入社員じゃないから」と質問しないでいるとあっという間についていけなくなります。
例えばzoomの使い方について、新入社員は学生時代から慣れているのでセッティングするのが早いです。
そのため上司（新入社員の20歳上）は常に新入社員を頼って使い方を教わっています。
このように、教え、教わりながら仕事を進められるようにならないと、将来年を取った時仕事がしんどくなってしまいます。
ですからいつまでも恐れず質問する姿勢を持ちましょう！
