仕事TIPS

仕事ができない新人がやるべき誰も教えてくれない当たり前のこと【明日から試せる】

仕事ができなくて悩んでいる新人の皆さん。

いくら残業して努力しても、仕事はできるようになりません。

仕事ができる人との違いはちょっとしたことです。

その「ちょっとしたこと」は、ある程度社会人経験があれば感覚的に身につくものですが、当たり前のように思えることなのでわざわざ教えてはくれません。

この記事ではそういった当たり前を当たり前と考えず、あえて言語化してみました。

明日から使えるヒントもありますので、ボリュームはありますが仕事で悩む皆さんには最後まで読んでいただきたいです。

また、新人を育てたいけど何をしても仕事ができるようにならないと悩む上司・先輩方。

本記事では新人への接し方や育て方も紹介していますので、是非参考にしてください。

「仕事ができない」とは?(新人の場合)

「仕事ができない」と一言で言いますが、「できない」とだけ言われてもどうすれば良いかわかりませんよね。

なぜそんなことになるかというと、「仕事ができない」と言ってる人が何を求めているのか明確にしていないからです。

そこでまずは、上司や先輩など職場の人たちが新人に何を求めているのか説明します。

素直に話を聞くこと

まず、新人は上司や先輩の話を素直に聞くことを求められています。

「常識を疑え」などと言われますが、新人の場合、経験や知識がないので何が常識なのか、何が間違っているのか正しく判断できないからです。

それに、困ったときに上司や先輩から助けてもらえなくなってしまいます。

あなただって、自分の話を聞かない人を助けたいとは思いませんよね?

新人のうちは仕事を進めるために必要な人間関係も築けていないので、必ず誰かの助けが必要です。

そのためにもまずは人の話を聞くこと、これが重要と覚えておきましょう。

失敗を繰り返さないこと

新人の頃には誰でも失敗するものです。

というか、いつになっても失敗はしてしまうものですから、重要なのは失敗を繰り返さないことです。

仕事ができるようになるには経験や知識を積み上げていくしかありません。

ですから失敗したら、学習して次に失敗しないようにしなければなりません。

これが仕事における「積み上げ」です。

上司や先輩は、新人が失敗するのは当然と思っています。

その一方で自分たちが教えたことを積み上げているかどうかを見ているということです。

発信すること

上司や先輩は、新人が何を考えているかわからないことを嫌います。

なぜなら、どう接して良いかわからないからです。

あなたが困っていたとしても「わからない」ことが伝わらなければ、教えようがないし、「不安」であることが伝わらなければサポートもできません。

ですから上司・先輩たちは、新人が自分の気持ちを抑えずに発信することを期待しています。

主体性を持つこと

新人であれば最初は何をしたら良いかわからないので、先輩の指導を受けながら仕事をするしかありません。

ですが、必ずしも先輩にリードしてもらうということではありません。

新人でも、担当していることは自分で進めなければなりません。

「あれやったか?」「どうなってる?」と聞かれずとも仕事を進め、わからないことが出てきたら教えてもらい、さらに進めていく。

あくまでも仕事をリードするのは自分なのです。

この意識を持たなければ、いつまでも仕事ができないと思われたままでしょう。

自分で考え抜くこと

今後成長していくには、自分で考える癖をつけることが大切です。

いずれ新人でなくなったときには、答えが用意されていない仕事を任されるようになるでしょう。

そんな時、答えは誰かが教えてくれると思っているような人は仕事を進めることはできません。

もちろん、考えるといっても新人に正しい答えを期待しているのではなく「仮説を立てて検証する」というプロセスを繰り返して、うまくいく方法を自分で作り出す姿勢を身につけてほしいのです。

 

私は人事として1000人以上の人と接してきましたが、以上のことができれば自然と企業が求める人材に成長していくことができると思います。

そのことを上司や先輩も経験的に分かっているので新人にも期待している、というわけです。

仕事ができない新人の特徴

ここからは仕事ができない新人の特徴として、その思考や言動を紹介します。

新人の方はここで紹介する特徴を反面教師として、自分に当てはまることはないか確認してみてくださいね。

間違いを認めない

仕事ができない新人は、無駄にプライドが高く間違いを認めようとしません。

そのような人は、前述した新人への期待のうち「素直に話を聞くこと」を満たせていません。

それに本当は失敗しているのに認めないことで、失敗を次の仕事に活かせないため別の仕事でも同じ失敗を繰り返す原因になります。

さらに、間違いを認めない人が怖いのはそのまま立場が上がってしまった場合です。

重要な意思決定をする立場になったときに間違いを認められないと、成果を残さずやはり「できない人」のままです。

なぜなら、部下の意見を聞かず、本当に現場で起きていることに目を背け自分の頭だけで判断してしまうため、正しい判断ができないからです。

このように、間違いを認めないのは新人のうちだけでなく将来的にも悪影響がありますので注意しましょう。

試そうとしない

「まずやってみよう」という意識がない人は、いつまで経っても仕事ができるようになりません。

なぜなら、仕事はいくら頭の中でイメージしても、実際にやってみなければ覚えることはできないからです。

さらに、今後は社会の「VUCA化」が進むため、今よりもっと行動量を求められる時代になってくるでしょう。

VUCAとは、Volatile(不安定)、Uncertain(不確実)、Complex(複雑)、Ambiguous(曖昧)の頭文字をとったもの。

山口周氏も著書「ニュータイプの時代」で次のように言っています。

ジム・コリンズが、いわゆる「ビジョナリー・カンパニー」に共通して見られる特徴として指摘したのは「大量のものを試して、うまくいったものを残す」ということでした。

(引用:ニュータイプの時代 山口周)

覚えようとしない

前述した通り、仕事は積み上げですから、対応したこと・失敗したこと・成功したこと・苦労したこと・業務に関する知識などなど…を覚えていかなければなりません。

ですが意外とセンスで仕事はできると思っているのか、あまり「覚える」というシンプルなことの重要性を意識する人は少ないように思います。

残念ながら、覚えようとしない新人はイチイチ作業内容を確認したり聞いたりすることになるので、まずスピードが上がらない。

そして、別の仕事をする時に、以前対応したことのある違う仕事の進め方を応用することもできないので、いつまでも自分で考えて仕事を進めることができないままとなる恐れがあるのです。

反省しない

間違いを認めない人が持つ、もう一つの特徴でもあるのが「反省しない」ことです。

反省しないというのは、失敗を繰り返さないだけでなく、成功したことに対して「なぜうまくいったのか?」、もっと良い成果を出すために「次への課題は何か?」といった今後成果を伸ばすための思考ができないということです。

さらに成果を伸ばすということは、そのためのアイデアや知識を身につけることになりますから、これこそ成長、つまり仕事ができるようになるということでしょう。

ですから、反省しない人は仕事ができるようにならないということなのです。

嫌なことから逃げる

仕事ができない新人の大きな特徴は、嫌なことから逃げることです。

仕事ができないというより、「やらない」のですから当たり前ですね。

また、なんとか仕事には取り組むけれども嫌な人を避けたり、上司を恐れて報告・連絡・相談を怠ったりすることで仕事が進まなかったり後でやり直しをするハメになることもあります。

仕事というのは小さな作業や人との関わりの総体です。

ということは、苦手だから、嫌だからといってやるべき作業を飛ばしたり、関係者を避けたりすると、仕事全体に影響してしまうのです。

逃げる人が仕事ができないのは、このような理由があるからです。

自分で考えない

人から教わったことは所詮は外から取り込んだ知識です。

ですが、自分で考えて得た気づきは、その時の感情・記憶・感覚を伴って経験として残ります。

そのため本記事で何度も言っている「積み上げ」を大きくします。

逆に自分で考えない人は、まるで無理やり塗ったメッキのように知識を身につけるものの、いずれは剥がれていってしまいます。

そうなるとなかなか積み上げができずにいつまでも仕事ができないままとなってしまいます。

当然最初はわからないことだらけで自分で考えることは難しいと思いますが、考えることにチャレンジして癖をつけておきましょう。

助けを求めない

プライドの高い人や臆病な人に多いのですが、助けを求めない人は仕事ができません。

弱みを見せるようで、仕事ができることとは矛盾するように聞こえるかもしれませんが、実は逆なのです。

なぜなら今後のビジネスにおいて、仕事は複雑化し、技術は高度化していくからです。そうしなければ付加価値を生み出すことはできず、特に人件費の高い日本では利益に繋がりません。

そして、仕事の複雑化・技術の高度化が進むと、今度は業務の専門化・細分化が進みます。

すると一人で全てこなすことは不可能なので、どうしても誰かと協力しなければ仕事はできなくなります。

ですから今後は、助けを求めることができない人は仕事ができなくなってしまうのです。

仕事ができない新人がすべきこと

仕事ができなくて悩んでいるなら、次に紹介することをやってみてください。

具体的な行動レベルまで落とし込んで紹介しますので、誰でも明日からできる対策となっています。

また、継続することで効果が出てくることもありますので是非続けてみてください。

メモをとる

経験や教わったことを積み上げるには、確実に記憶していかなければなりませんが、日々膨大な作業をこなす中で全てのことを覚えておくなんて無理です。

ですから、書き残して記録しておく必要があります。

当たり前のことと思われるかもしれませんが、意外とメモをとらないという人が私の職場にもいます。

そういった人のうち仕事ができていたのは、ベテランで仕事を全て覚えていて新しい仕事を与えられることのない人でした。

総合職で入った場合には、最初は簡単な仕事から徐々に難しい仕事を与えられ、そのうち異動になります。

このように常に新しい仕事をし続けなければなりませんから、メモを取る習慣は必須です。

皆さんはいかがでしょうか?

メモをとらずに「仕事ができない」と嘆いている方は、おそらくメモを取り始めれば悩みの多くは解決するはずです。

スケジュールを立てる

仕事ができないと悩む理由の一つに、締め切りを守れないということはないでしょうか?

そんな人はまず、スケジュールを立てることが重要です。

基本的なスケジュールの立て方は、以下の通りです。

  1. その仕事にどれくらいの期間を要するのか確認する
  2. 締切日から逆算して着手する日を決める
  3. この時数日の余裕を持たせておく
  4. 大まかな仕事のステップごと細かく締切日を設定する
  5. 設定した締切日を守るように作業を進めていく

また、そもそもスケジュールを把握していない人を見かけることもあります。

これには驚きですが、締め切りを伝えてもスケジュール帳すら持っていないという人もいました。

新人といえど多くのマルチタスクを抱えることがありますから、スケジュール帳を持つことは絶対です。

言われた通りにやる

仕事ができない新人には、なぜか最初から自己流でやってしまう人がいます。

よく「自分で考えろ」と言われることが多いからかもしれませんが、自分でやり方を変えるのは2回目からで問題ありません。

むしろ最初は前任者のやり方に従うべきです。

なぜなら、やり方を変えるなら改善すべきですし、一度も担当しないままでは改善点がわかるはずがないからです。

もちろん、過去に別の会社で担当していたのなら客観的に見て改善点は指摘できるかもしれませんが、新人には不可能でしょう。

そのため初めて担当する時には、言われた通りに対応すれば問題ありません。

こまめに聞く

言われた通りやってみても、やはり前任者によっては細かい点まで教えてくれるとは限りません。

ですから新人の場合には自分からこまめに聞く必要があります。

同じことを何度も質問するのはウザがられますが、不明点や不安な点がたくさんあって質問が増えるのは何ら問題ありません。

ただ、時々職場には指導ができない(わざとしない?)上司や先輩がいます。

しかし前任者やマネージャーには、新人に対してしっかり業務を引き継いで組織として業務を円滑に回す責任があります。

なので上司や先輩が指導してくれない場合、知らずにミスしてしまって怒られた場合あなたは全く悪くありません。これは断言します。

また、初めて担当する仕事は都度問題ないことを確認しながら進める方が、一見スピードが遅く感じますが、結果的に手戻りも少ないので効率的です。

間違いない進め方を覚えた方が、2回目に対応した時一人で回せるので、ぜひこまめに聞く癖をつけておきましょう。

直接会ってコミュニケーションをとる

新人というのはキツいこともありますが、どんなに基本的なことでも「新人なもんで…」と言えば教えてもらえる期間でもあります。

これは社内に知り合いを増やすチャンスでもあります。

とにかくわからないことは「教えてください!」と言って直接聞きにいく。これだけで知り合いはどんどん増えていきます。

知り合いになったら、その後はすれ違うたびに挨拶を交わせば関係は出来上がっていきます。

思ったより人間はアナログなので、直接コミュニケーションをとることはメリットだらけです。

何かミスをした時でさえも、少し勇気を出して直接謝りに行くことである意味知り合いになることもできます。

そして、ミスをした後はレスポンスよく、スピード重視で、その人の依頼に応えるということを3回程度繰り返すと、徐々に信頼を回復できて、最終的には良い人間関係を築くこともできます。

ミスをしたからといって相手を避けていても、大抵再度関わることになるので良いことはありません。

というわけで、好調な時も不調な時も若いうちはできるだけ直接コミュニケーションをとることをオススメします。

「わからない」と言う

新人のうちは、わからないことはわからないと言っておくべきです。

強がって「わかります」と言っても実際に成果を出せなければ評価されることはありません。

むしろ、わかると言っておきながら実はわかってなかったことがバレた時のダメージは大きく、信頼を損ないます。

たまに「そんなことも知らねーの?」と嫌味を言われることもありますが、無視してOKです。そういう人こそ組織として仕事をする意味を何も知らない常識知らずです。

また、本当はわかっていることでも、相手が教えてくれようとしている時はわからないフリをしてちょうど良いくらいです。

なぜなら、教えてもらうことの中には知らないことも含まれるかもしれませんし、同じ知っていることでも人によっては見方や理解が異なる場合もあります。

知り合いの営業マンから聞いた話ですが、お客さんに「わからないので教えてください」といって延々と話を聞いていたら、気分が良くなったのか関係が良好になったということもあるようです。

このように「わからないので教えてください」は決して恥ずかしいことではなく、状況を好転させる魔法の言葉なのです。

気持ちを表す

新人の時はあまり迷惑をかけまいと感情を抑えがちになりますが、「助けて欲しい」とか「不安」な気持ちは表してOKです。

上司や先輩としては、何が得意で不得意なのか知りたいですし、不安な気持ちを引きずってメンタル不調に陥る方が組織としては痛手です。

あなたの所属する組織に部下・後輩の面倒を見る体制や雰囲気があることが前提ですが、その前提がない組織は問題です。

それは、これからの時代、上司や先輩は部下の我慢に甘えている場合ではないからです。

私は部下や後輩に我慢を強いるのは上司や先輩の甘えだと思っています。

なぜなら、上司部下関係なく多様な視点でお互いの弱みを補いながらでなければ、この変化の激しい時代を乗り切ることは不可能だからです。

【上司・先輩必見】仕事ができない新人への接し方・育て方

仕事ができなくて困っているのは本人だけでなく上司や先輩も同様でしょう。

そんな上司や先輩方にまずお伝えしたいのは、部下・後輩へのベストな接し方や育て方は個々人によって異なるということ。

過去に部下・後輩を育てた経験があると、つい上手くいった方法で育成できると思いがちですが、人を育てるというのはそう簡単なことではないでしょう。

ただし、新人の育て方については共通点があります。

仕事ができない新人であっても、以下の接し方・育て方でじっくりと得意不得意を探りながら仕事を与えてみてください。

シングルタスクを与える

仕事ができない新人にマルチタスクを与えることは危険です。

全ての仕事が初めての新人にとって全てが手探りなわけですから「タスクAをあの人に依頼している間にタスクBに着手しておこう」などといった、同時進行で処理しようという思考が働きません。

ですから一つ一つ仕事を進めていくことになるので、例えばタスクAに1日、タスクBに2日かかるとしたら、タスクABを終えるのに3日間かかってしまいます。

そのためどうしても時間がかかってしまいますし、覚えるためのエネルギーを要しますのでストレスもかかるでしょう。

中には仕事が処理しきれずにパニックになる新人もいるかもしれません。

ですから仕事のできない新人、入社したての新人には一つ一つ、シングルタスクを与えてみてください。

マニュアルを渡す

上司や先輩の中には、忙しくて指導する時間が取れないという方もいるかもしれません。

その場合は、仕事の進め方をイチイチ教えなくても良いようにマニュアルを渡してはいかがでしょうか。

文章化しにくい点は口頭で指導するとして、決まり切った作業を任せるにはマニュアルを渡せば十分なはずです。

そうすれば作業をさせている間は上司の方は自分の仕事を進めて、ポイントだけ教えれば済みます。

また、一度マニュアル化してしまえば次に新人が入ってきた時にも使えますし、業務の属人化を防ぐこともできます。

業務の属人化とは、人それぞれのやり方で仕事を進めることで、非効率を招きます。

このように、マニュアル化は新人のためにも組織のためにもメリットがありますので取り入れてみてはいかがでしょうか。

新人と一緒にスケジュールを立てる

新人は与えられた仕事にどれくらい時間を要するか想定することができません。

そのためスケジュールを立てろと指示しても、適切に計画することができないのです。

だからスケジュールを立てても遅延が発生して納期に間に合わないという事態が発生します。

ですから上司や先輩の皆さんには、新人と一緒にスケジュールを立ててみてください。

そして、スケジュールを立てながらどこでつまづくのか、時間を要するのかといったポイントを予めインプットしておくこと。

面倒かもしれませんが、着手する前に障害を知っておくことで進捗に大きな差が出ますので、結果的に納期を守ることに繋がります。

結果責任をとらなければならない上司としても、進捗が気になってイライラし、新人を怒ることもなくなります。

怒らない、イライラ感を出さない

仕事のできない新人は、わからないことがあって仕事が止まっていても上司の様子を伺ってイライラしている様子を感じ取ると相談できないことがあります。

また、怒ることで仕事を覚えさせたりミスを防ごうとすることは逆効果です。

仕事のできない新人は元々自信がありませんから、怒られたらさらに萎縮して報告や相談が遅れることになります。

つまり、「上司は早くして欲しくてイライラする→新人は怒られるのが怖くて相談・報告できない→判断が遅れて仕事が進まない→上司イライラ→以下繰り返し」このような負のスパイラルに陥ってしまうのです。

ですから、上司・先輩の皆さんは将来自分が楽をするためにも、新人の成長を促すためにも、怒るマネジメントはやめましょう。

上司・先輩からコミュニケーションをとる

思い込みの強い新人や理解が追いついてない新人は指示をわかったつもりで仕事を進めることがあります。

ですから、新人の癖をつかむまでは報告・相談を待つだけでなく、上司・先輩自ら進捗を確認してみてください。

新人のうちは、新人自らコミュニケーションをとることと上司・先輩からもコミュニケーションをとることの組み合わせで、仕事を手戻りなくスムーズに進めることができるようになります。

また、新人にとって気にかけてくれる人がいることは、早く組織に馴染んでやる気を出すきっかけにもなります。

上司・先輩方もご自身が新人だった頃に、悩んでいても目上の人に話しかけにくいことがらあったのではないでしょうか?

「甘えるな」と言いたいところかもしれませんが、簡単に転職できる現在、辞められてしまっては元も子もありません。

このように既にこの10年ほどで、若手の考え方や労働市場環境も変化しているということを認識しなければならないのです。

細かいことは気にしない

新人が仕事を覚えるまでは手取り足取り教えてあげるのが望ましいですが、一度覚えた業務はゴールイメージを伝えて、あまりうるさく指導する必要はありません。

細かい進め方は任せて、できたら褒める。

そうすることで仕事へのモチベーションアップを図り、自ら勉強したり多少の辛いことは乗り切ることができるようになっていきます。

ただし、ここまでできるようになるには時間がかかると思われます。

それに本当に仕事ができなくて本人・上司共々悩むようなケースは、上司や先輩の接し方や育て方で何とかなるものではありません。

最後に次のパートでは、どうしても仕事ができない場合の対処法を紹介します。

どうしても仕事ができない場合の対処法

どうしても仕事ができなかったり、自分は(上司からすれば部下は)ちょっと異常かも?と思うほどであれば、次にとるべき選択肢は以下の通りです。

発達障害を疑う

新人自身としてはショックかもしれませんが、あまりに仕事ができないという場合、発達障害の可能性があります。

具体的には聞いたことがあると思いますが、アスペルガー症候群、ADHD(注意欠陥多動性障害)といったものが挙げられます。

私は専門家ではないので本記事での説明は控えますが、下記のページがわかりやすいので参照してみてください。

[pz-linkcard-auto-replace url="https://www.mhlw.go.jp/kokoro/know/disease_develop.html"]

ただ、「障害」という言葉に過剰反応する必要はありません。

なぜなら、人は誰しも上記のような傾向があり、その傾向の程度が仕事に影響するかしないかの問題だからです。

例えばアスペルガー症候群の特徴として、「物事への強いこだわり」があります。

ですがこれは、場合によっては強みにもなり得ますよね。

なぜなら高い精度や芸術性を求められる仕事においてはこだわりは重要だからです。

このように、自分の特性を理解して、ハマる仕事や職場があれば、今まで仕事ができないと言われていた人も活躍できる可能性があるのです。

ちなみに元マイクロソフト日本法人社長の成毛眞氏は、次のような著書を出しています。

担当替え・異動願い

発達障害でなくとも仕事には向き不向きがありますから、担当業務を変えてみるのがまず第一です。

それに、仕事ができないのは業務で関わる人との関係が影響しているかもしれません。人間関係は一度こじれると修復に時間がかかるか、修復不可能です。

そのため、合わない仕事を変えたり、影響する人と離れる必要があります。

そこで比較的簡単なのは、部署内での担当替えです。

上司としても、他部門との交渉が必要となる異動と違って、自分の裁量で決めることができるはずです。

また、担当替えでも効果が見られないなら新人としては異動願いを出すのも一つです。

ですが、規模が小さくてそもそも部門が少ない会社や、部署異動があまり行われない会社もあります。

その場合には転職を検討する必要が出てきます。

転職活動

新人の皆さんは、担当替えも異動もできない(あるいは効果なし)の場合、最終的には転職によって自分の希望を自分で叶える必要があります。

また、まだ本気で転職すると決意していない人でも「転職活動」することには意味があります。

なぜなら、転職活動をすることで現職以外の選択肢を持つことができるからです。

社内にいると見えませんが、社外にはたくさんの企業があります。

そのことを知っているだけでも、いざ本当に追い詰められた時に逃げ道を確保できます。

事業環境変化の激しい今、会社が守ってくれるなんて思ってはいけません。

人生のリスクヘッジとして、転職活動は今や当たり前のこととなっているのです。

どうしても仕事ができないなら転職も検討しよう

今、日本では労働人口減少により企業は人材不足に陥っています。つまり企業の採用意欲も高く、転職のチャンスが到来しているということです。

私の勤務先でもそうですが、中途採用では学歴や職歴を問わず選考しています。だから学歴フィルターに引っかかって新卒では選考を受けることすらできなかった企業に入ることもできます。

ただし、ライバルが多いことも事実。

中途採用はひとつの求人で大量に採用するものではないので、希望の職種で内定を取るにはスピードが求められます。

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