新入社員の皆さん、会社での会議で話を聞いていても内容がわからなくて悩んでいませんか？
などなど、会議にまつわる悩みは尽きないですよね。
私も新入社員の頃は発言したくても会議で何が話し合われているかわからないことはよくありましたし、今でも初めて携わる仕事での会議はわからないことだらけです。
ですから、まずは安心してください。
そしてこの記事では、会議がわからない新入社員の皆さんに向けて、会議での話を理解し発言するための方法をお伝えします。
Contents
新入社員に会議の内容がわからない理由
新入社員が会議に出席しても話されている内容がわからないのは、多くの場合は知らないことが理由です。
専門知識がない
まず、業務に関する専門知識がないことが大きな理由です。
例えば小学生の頃、自分が持っていないゲームの話を友達同士でしていて会話に入れなかった経験はありませんか？
会議で話されていることについていけないのは、それと同じことなんです。
そして、業務に関する一般的な知識を持っているだけでもついていくことは難しいです。
会議では社内用語や社内システム、また人間関係の話も飛び交いますので簿記1級を持っているからといって経理の仕事ができるわけではないのです。
仕事の進め方を知らない
次に、仕事の進め方を知らないということも理由の一つです。
会議はアイデアを出したり意見を出し合いますが、基本的に仕事を進め方をイメージできないと会話についていくことができません。
そうなると、会議で議題になっている仕事を経験したことがない新入社員は会話についていくのは難しいでしょう。
もちろんその仕事に携わったことのない人が会議に出ることはありますが、他の仕事の経験があるので経験のない仕事でもイメージしながら話すことができるのです。
役割がない
会議の出席者には役割があります。
会議の出席者は、その会議の議題に対して違った役割で主体的に関わっています。
例えば新商品を開発するための会議では、開発部だけでなく営業、マーケティング、設計、生産部門などがそれぞれの思いを持って会議に臨むわけです。
だから意見することができるんです。
新入社員は先輩について会議に出席したり、とりあえず聞いておけという指示で会議に出席させられることもありますから、会議の内容がわからなかったり発言しにくいのは当然です。
新入社員が会議の内容を理解して発言できるようになるには
会議に一人で出席しなければならなくなった時、話についていけないのではないかと不安になりますよね。
そこでここからは、新入社員でも会議の内容を理解して発言できるようになるための方法をお伝えします。
会議の目的と自分の役割を把握する
会議に出るよう指示されたら、まずは会議の目的を把握しましょう。
とにかくアイデアを出すためのか、意思決定するためなのか、情報共有のためなのか…など、通常会議の主催者が招集する時に会議の目的を明らかにしますが、わからない場合は聞いてみましょう。
そして、出席者の中で自分はどんな役割なのかも考えてみてください。
もちろん、部門の代表として出席するなら役割はハッキリしているはずです。
これは本来上司や先輩が明確にすべきなので、まずは聞いてみてください。
もし明確に示されなければ、とりあえず出席して議事録をとって報告すれば問題ないでしょう。
関連資料を読む
会議の前には準備が必要です。
会議資料が事前に共有されるのであれば、それを読み込みます。
既に何回か会議が開かれているのであれば、過去の資料も合わせてもらうようにしましょう。
議論の経緯がわからないと理解できないはずです。
用語や専門知識について調べる
資料を読んでいると、内容が頭に入ってこないことがあります。
そこは前提となる知識が欠けている可能性が高いので、用語や専門知識を調べましょう。
調べる方法は、インターネット、社内の共有サーバーなどの資料検索もありますが、上司や先輩に「これってどういうことですか？何かわかる資料はないですか？」と聞いてしまうのが手っ取り早いと思います。
ちょっと調べてわからなければ会議で質問すれば良いので、ここでの調べ物はあまり時間をかけず、会議資料がだいたい理解できるくらいでOKです。
「新入社員なので教えてください」が使える今だからこそ、会議を利用して知識を身につけましょう。
議事録をとる
事前準備をすればある程度話についていけるようになると思いますが、それでも最初のうちは難しいでしょう。
はじめは発言できないことはあまり気にせず、会議の議事録をとってそれを振り返る。ということにトライしてみてください。
わからないことがあれば調べてみてあとから理解し、少しずつ知識を積み上げていくと、どこかで急に理解ができるタイミングがやってきます。
経験を積む
最後は経験を積むことです。
様々な業務に自分で取り組むことで知識も仕事の進め方も自分なりの意見も出てきます。
つまり会議で話されている内容がわからないという悩みは、時間が解決してくれるということです。
ただし、自分で様々な経験をする必要があるので、わからないからといって未経験の業務から逃げていてはいつまでも会議の内容がわかるようにはなりません。
努力は裏切りませんので、焦らず頑張ってください。
まとめ
最後までお読みいただきありがとうございます。
この記事では、主に次のことをお伝えしました。
- 会議の内容がわからないのは、多くは「知らない」ことが理由
- 会議の内容を理解するための方法は、準備8割、後は努力で解決できる
皆さんの会社生活が少しでも楽になるためのお役に立てれば嬉しいです。
