転職ノウハウ

【転職】面接日程の返信がこない場合、催促しても大丈夫?【人事が教える】

面接希望日をメールしたけど面接日程の返信がこない。こちらから催促しても大丈夫?催促する時はメールと電話どちらが適切?メールの文例や電話の仕方も知りたい…。

現役メーカー人事のはなごえ(@haru_dadd)です!

面接日程の返信がないと不安になりますよね。返信が遅いだけであまり興味ないのかも?なんて思ってしまうこともあると思います。

そんな時、こちらから催促したいけどウザがられたりしたら嫌だと思う気持ちもよくわかります。

この記事では、そんな不安を払拭できるよう、中途採用担当の視点でアドバイスします。

面接日程の返信がこない場合、催促しても問題ないか?

結論から言えば、返信がない場合催促しても問題ありません。

なぜなら、採用担当者も他の仕事をしていて手が回っていなかったり、返信が漏れている可能性があるからです。

ただし、1日や2日しか経過していない内に催促するのはさすがに早いと思います。

担当者を急かすことになり、心象を悪くする可能性があるので注意しましょう。

ではいつまで待てば良いかというと、催促すべき明確な理由が出てくるまでです。

例えば以下の通り。

移動を含めると面接に行くために1日かかる。そのため平日は有給取得が必要だが1週間前には休みを取りたいので日程が決まっていれば教えてほしい。

もしあなたが採用担当だとして、単に「早く返信がほしい」とだけ連絡がきても優先的に返信したいとは思いませんよね。

そのため、上記のような理由がなければ、催促の連絡は待った方が良いでしょう。

転職エージェントに登録しているなら直接問い合わせなくて良い

この記事では応募先企業に直接問い合わせる場合のメール文例や電話の仕方を紹介しますが、転職エージェントを利用しているならそんなことを気にする必要はありません。

なぜなら、転職エージェントに問い合わせれば、あなたの代わりに企業に確認してくれるからです。

相手が転職エージェントだからといって雑な連絡をして良いわけではありませんが、企業に直接問い合わせるよりも気が楽ですよね。

もし転職エージェントを利用せずに転職活動をしているなら、このようなメリットもありますので登録することをオススメします。

ちなみに、転職エージェントを利用する本当のメリットは別にあります。

メリットというより利用する必要性があると言う方が正しいかもしれません。

詳しくは別の記事で説明しています。

転職活動を成功させるために必要な情報を、採用担当視点で盛り込んだ記事なので是非ご覧ください。

面接日程の問い合わせをする時は電話とメールどちらが適切?

それでは、応募先に対してあなたが直接面接日程の問い合わせをする時は、電話とメールどちらが適切なのでしょうか。

まずはメールで連絡してみましょう。もし面接希望日ギリギリであれば電話でもOKです。

なぜなら、忙しい採用担当者は電話で捕まることを嫌がるからです。

また、メールなら確認した内容が記録に残ります。

日時など重要な情報が多いので後で確認できる方が良いですよね。

そして、ギリギリの場合は電話で問題ありません。

日程確定を急いでほしい理由を説明すれば、企業としても真摯に対応してくれます。

面接日程確認メールの文例

確認メールは次の文例をコピペして、必要な点だけ修正して送ればOKです。

○○株式会社人事部採用課

○○様

この度、貴社中途採用に応募させていただいた○○と申します。

先日、書類選考合格と面接日程調整についてご連絡いただき、当方より面接希望日を回答させていただきました。

ご調整中であれば大変恐れ入りますが、面接日程を確認させていただくことは可能でしょうか。

移動に時間がかかるため面接が平日の場合には早めに休暇を取得する必要があるため、確認させていただく次第です。←この理由の部分はご自身で書き換えてください。

既にご連絡いただいており、当方の見落としがありましたら誠に申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

面接日程確認の電話の仕方

応募先企業に電話する際は若干の注意点があります。

電話番号は直接担当者に繋がる番号か

会社の規模が大きくなると、中途採用を事業部門ごとに行なっているケースが多く、各事業部門ごとに中途採用担当者がいることがあります。

この場合、事業部門の中途採用担当者が日程調整を行う直接の窓口となるのですが、直接の窓口となる担当者の電話番号は公開されておらず、分かるのは全社の採用窓口の連絡先のみという会社が多いです。

そうなると、電話しようにも日程調整をしている担当者に取り次いでもらう必要があり、なかなか捕まらないこともあります。

ですから、最初にメールでやりとりする際に、予め直接の窓口となる担当者の外線番号を聞いておくと緊急時に慌てなくて済みます。

電話の仕方

電話の場合、担当者の仕事の手を止めて対応してもらうことになりますので要件を簡潔に話すように意識しましょう。

電話の仕方の例は以下の通り。

直接の連絡先がわからない場合

「○○株式会社です」

「お世話になっております。この度御社の中途採用に応募させていただいている○○と申しますが、面接日程調整の件で【部署名】の○○様に連絡を取りたいのですが、いらっしゃいますでしょうか。」

(取り次いでもらえたら)

「お世話になっております。中途採用に応募させていただいた○○です。」

「お世話になっております。」

「先日、面接希望日を連絡させていただいたのですが、平日であれば早めの休暇取得が必要なので、面接日程が確定していましたら教えていただけないでしょうか。」

担当者に直接電話する場合

「お世話になります。中途採用に応募させていただいた○○と申しますが、ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

「お電話かわりました○○です。」

「先日、面接希望日を連絡させていただいたのですが、平日であれば早めの休暇取得が必要なので、面接日程が確定していましたら教えていただけないでしょうか。」

上記のように要件まで話したら、後は流れに任せてOKです。

最後に必ずお礼を言って切るようにしましょう。

おわりに

本記事の内容は以上です。

ポイントは次の通りですので、再度ご覧ください。

  1. なかなか面接日程の返信がない場合、確認しても良いが確認を急ぐ理由があった方が良い
  2. 転職エージェントに登録しているなら、転職エージェントに確認すれば良い
  3. 直接応募先に問い合わせる必要がある場合、メールでの問い合わせが望ましい

私は採用担当の視点で情報発信することで転職活動を応援しています!

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