転職ノウハウ

【転職】面接希望日をメールしても確定の返信がこない場合の対処法【採用担当が教える】

面接希望日をメールしたけど確定の返信がこない。こちらから確認しても大丈夫?確認する時はメールと電話どちらが適切?メールの文例や電話の仕方も知りたい…。

現役メーカー人事のハルダ(@haru_dadd)です!

私はとある企業の中途採用担当として、数百人の面接を担当し、入社した方から転職の成功談・失敗談を聞いてきました。

そして、様々な転職エージェントとも関わる中で転職活動に関するノウハウを聞いてきました。

このような採用活動の中で仕入れた情報に加え、採用担当者の視点や経験に基づきその疑問にお答えします。

面接希望日をメールしても確定の返信がこない場合、確認しても問題ないか?

結論、問題ありません。

なぜなら、採用担当者も他の仕事をしていて手が回っていなかったり、返信が漏れている可能性があるからです。

ただし、1日や2日しか経過していない内に確認するのはさすがに早いと思います。担当者を急かすことになり、心象を悪くする可能性があるので注意しましょう。

いつまで待てば良いかというと、確認すべき明確な理由がない場合は待つことにしましょう。

例えば以下の通り。

移動を含めると面接に行くために1日かかる。平日は有給取得が必要ですが1週間前には休みを取りたいので日程が決まっていれば教えてほしい。

このような理由がなければ、催促の連絡は待ってください。

転職エージェントに登録しているなら直接問い合わせなくて良い

面接日程に関する問い合わせをする時は、電話とメールどちらが適切なのでしょうか?

ここではメール文例や電話の仕方を紹介しますが、転職エージェントを利用しているならそんなことを気にする必要はありません。

なぜなら、問い合わせは転職エージェントにすれば、あなたの代わりに企業に確認してくれるからです。

相手が転職エージェントだからといって雑な連絡をして良いわけではありませんが、企業に直接問い合わせるより気が楽ですよね。

もし転職エージェントを利用せずに転職活動をしているなら、このようなメリットもありますので登録することをオススメします。

ちなみに、転職エージェントを利用する本当のメリットは別にあります。メリットというより利用する必要性があると言う方が正しいかもしれません。

詳しくは【内定獲得は準備次第】採用担当が教える転職ノウハウ【全過程を説明】という記事で説明しています。

転職活動を成功させるために必要な情報を、採用担当視点で盛り込んだ記事なので是非ご覧ください。

面接日程の問い合わせをする時は電話とメールどちらが適切?

まずはメールで連絡してみましょう。もし面接希望日ギリギリであれば電話でもOKです。

なぜなら、忙しい採用担当者は電話で捕まることを嫌がるからです。

また、メールならいつ確認したか記録に残ります。日時など重要な情報が多いので後で確認できる方が良いですね。

そして、ギリギリの場合は電話で問題ありません。

日程確定を急いでほしい理由を説明すれば、企業としても真摯に対応してくれます。

面接日程確認メールの文例

確認メールは次の文例をコピペして、必要な点だけ修正して送ればOKです。

○○株式会社人事部採用課

○○様

この度、貴社中途採用に応募させていただいた○○と申します。

先日、書類選考合格と面接日程調整についてご連絡いただき、当方より面接希望日を回答させていただきました。

ご調整中であれば大変恐れ入りますが、面接日程を確認させていただくことは可能でしょうか。

【面接日程を知りたい理由】

例:面接が平日の場合には早めに休暇を取得する必要があるため確認させていただく次第です。

既にご連絡いただいており、当方の見落としがありましたら誠に申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

面接日程確認の電話の仕方

応募先企業に電話する際は若干の注意点があります。

電話番号は直接担当者に繋がる番号か

会社の規模が大きくなると、中途採用を事業部門ごとに行なっているケースが多く、各事業部門ごとに中途採用担当者がいることがあります。

この場合、事業部門の中途採用担当者が日程調整を行う直接の窓口となるのですが、直接の窓口となる担当者の電話番号は公開されておらず、分かるのは全社の採用窓口の連絡先のみという会社が多いです。

そうなると、電話しようにも日程調整をしている担当者に取り次いでもらう必要があり、なかなか捕まらないこともあります。

ですから、最初にメールでやりとりする際に、予め直接の窓口となる担当者の外線番号を聞いておくと緊急時に慌てなくて済みます。

電話の仕方

電話の場合、担当者の仕事の手を止めて対応してもらうことになりますので要件を簡潔に話すように意識しましょう。

電話の仕方の例は以下の通り。

直接の連絡先がわからない場合

「○○株式会社です」

「お世話になっております。この度御社の中途採用に応募させていただいている○○と申しますが、面接日程調整の件で【部署名】の○○様に連絡を取りたいのですが、いらっしゃいますでしょうか。」

(取り次いでもらえたら)

「お世話になっております。中途採用に応募させていただいた○○です。」

「お世話になっております。」

「先日、面接希望日を連絡させていただいたのですが、平日であれば早めの休暇取得が必要なので、面接日程が確定していましたら教えていただけないでしょうか。」

担当者に直接電話する場合

「お世話になります。中途採用に応募させていただいた○○と申しますが、ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

「お電話かわりました○○です。」

「先日、面接希望日を連絡させていただいたのですが、平日であれば早めの休暇取得が必要なので、面接日程が確定していましたら教えていただけないでしょうか。」

上記のように要件まで話したら、後は流れに任せてOKです。

最後に必ずお礼を言って切るようにしましょう。

おわりに

本記事の内容は以上です。

私は採用担当の視点で情報発信することで転職活動を応援しています!

この記事が役に立ったと思う方は、これからも情報発信を続けていきますので、この記事のシェア、本サイトのブックマーク、ツイッター(@haru_dad)をフォローいただければ幸いです。