失敗

新入社員が飲み会の幹事を失敗しないために知っておいてほしいこと

新入社員の皆さん、緊急事態宣言も解除されて、そろそろ飲み会をする雰囲気になってきたのではないでしょうか。

そうなると年末には忘年会、春には送別会や歓迎会などが企画されて、新入社員の皆さんに「おい、お前幹事やれ」という指示があるでしょう。

でも、入社以来飲み会がない(というか自分の歓迎会もなかった)のに、会社の飲み会の幹事をやれといわれても困りますよね。

オンラインならめちゃくちゃ楽なのですが、多分、職場のおじさんたちはzoom飲み会は認めてくれないでしょう。

そこでこの記事では、新入社員が飲み会の幹事で失敗しないために知っておいてほしいことや押さえておくべきコツをお伝えします。

ちなみに私は1970年代に入社した人たちや重役が出席する飲み会の幹事を経験してきました。

古臭い考えもあると思いますが、最も気を遣った飲み会の準備についてお伝えしますので、この記事の内容を実践すれば間違いありません!

新入社員が飲み会幹事で失敗しないための準備と注意点

これまで私が幹事を経験して、やっておくべきだと思った準備をリストアップしました。

細かく分けると以下の通りで、結構やることはあるので面倒ですが、これだけやっておけば失敗してら怒られることはないはずです。

ちなみに準備の手順は大体なので、多少前後しても問題ありません。

  1. 先輩にアドバイスを求める
  2. 日程調整
  3. 出欠確認
  4. 会場探し・予約
  5. 開催案内
  6. 当日の流れを確認
  7. 乾杯の発声・挨拶を依頼
  8. 座席を検討
  9. 集金・会計
  10. 二次会に備える

先輩にアドバイスを求める

自分一人でイチから考える前に、過去の飲み会でノウハウが蓄積されているはずなので、はじめに先輩に準備の仕方を聞くのが手っ取り早いです。

また、会社の飲み会にはその会社独自の準備の進め方や飲み会でのローカルルールがあったりしますので、その点は先輩に聞かないとわかりません。

日程調整

まずは、飲み会の開催日を決めるところからです。

これができないと出席者も決まらないし、お店の予約もできません。

ちなみに、出欠確認と日程調整を同時にしたり、出席者を決めてから日程調整をする場合もあります。

日程調整の手っ取り早い方法は、まず組織の中で最も高い役職者の予定を聞いて候補日を決めることです。

人数が多いと全員の都合を合わせるのは難しいし、アレコレ文句を言われるのも嫌ですよね。

そこで例えば最も高い役職者が部長だとしたら、文句を言われても「部長のご都合がこの日しか合わなかったので…」と言えます。

出欠確認

人数が多いほど面倒な出欠確認。

返信がなかったり直前で増えたり減ったりと大変ですが、店の予約に絶対必要なことなので仕方ありません。

出欠確認には、ツールを使うのが効率的で、例えば「調整さん」か「伝助」が便利です。

ツールを使うのに慣れていない人がいるかもしれないので「メールで連絡してくれてもいいですよ」とお伝えして、後でツールに代理入力しておけばOKです。

会場探し・予約

幹事の中で最も大変なのが会場探しです。

会場選びによって幹事の評価が決まるといっても過言ではありません。

ここで失敗しないポイントは、

行ったことのある店を選ぶか、下見をしてから予約する

ということです。

お店の雰囲気や会場の広さ・間取り、料理やお酒の味や出てくるスピード、店員さんのサービスなど、現地に行かないと分からないことがたくさんあるので、重要な飲み会ほど事前のチェックは必要です。

あと、意外と皆さんが気にするのは個室かどうか。

飲み会シーズンになると、同じ日に社内の他部署や近所の取引先などと飲み会が被ることがあります。

そうなった時お互い気まずいということもあるので、できるだけ個室を選ぶのがベターです。

私は下見といっても会場の広さや間取りを確認するとともに、店員さんと「こんな飲み会があって、こんな人が出席するんですけど…」と伝えてからどんなコースがあるのかということや細々としたことを確認してから店を選びました。

もし料理を確かめたいということであれば、「下見しましょう!」上司を誘ってみたら、奢ってくれるかもしれませんよ。

開催案内

日時や会場が決まったら、開催案内を出しましょう。

ここでのポイントは必要な情報をわかりやすく伝えるということですが、これって仕事と同じですよね。

私がいつも伝えていたのは、次の情報です。

  • 主旨(例えば「〇〇さん歓迎会」「忘年会」)
  • 日時
  • 場所(WebサイトのURLを貼り付け)
  • 地図(Googleマップのスクショ)
  • 会費

なかなか会場が決まらなければ、とりあえず主旨と日時だけ連絡しておきましょう。

当日の流れを確認

飲み会だからといってただ飲むだけではありません。

会社の飲み会には主旨があり、幹事がうまく取り回す必要があります。

といってもそんなに難しいことはなくて、例えば新入社員歓迎会なら次の通りです。

  1. 部長から一言・乾杯
  2. 歓談
  3. 新入社員自己紹介
  4. 歓談
  5. 副部長から締めの一言

役職者の一言を最初と最後に挟むとメリハリができます。

最初は組織長、最後はNo.2に一言いただくのが良いです。(最後に話す人は最後まで若干気を抜けないので)

一言・乾杯を依頼

取り回しの一つに、出席者の中から乾杯の音頭や挨拶をしていただく必要があるなら、事前に依頼しておきましょう。

話すのが得意な人なら良いですが、苦手な人に当日いきなりふって恥をかかせてはいけませんので。

座席を検討

少ないとは思いますが、座席を指定する必要がある飲み会があるかもしれません。

その場合には幹事が事前に座席を考えておかなければなりません。

特に社外との会食の幹事の場合には会食の目的を達するために意図的に出席者を近くに座らせたり、逆に遠くに座らせたりします。

ここは出席者の人間関係をわかっている上司や先輩と相談しながら決めていきましょう。

集金・会計

会社の飲み会は人数も多いですし、重役がいたら機嫌を損ねないよう待たせないように、集金は事前か事後にするようにしましょう。

中には、月1000円など会費をとっている職場もあるようですね。

飲み会幹事で唯一得なのは、出席者から会費を集めてカード払いすることでポイントが貯まることです。

それでもめんどくさいのですが・・・。

二次会に備える

一次会が終わったからといって安心はできません。

今度は酔っ払ったおじさんたちから「二次会はどうした!」という声が上がるかもしれません。

そんな声に備えて二次会の想定はしておいた方が良いです。

もちろん人数が把握できないので予約までは不要ですが、一次会場の近くで使えそうな店を2〜3ピックアップしておくと、当日慌てずにすみますよ。

タクシーを呼べる準備

最後に、ベロベロに酔っ払ったおじさん達や、接待ならお客さんを自宅に送り届けるためにタクシーを呼べるように準備しておきましょう。

近くの乗り場を確認したり、タクシー会社を把握しておくと良いです。

タクシーアプリを入れておくと便利です。

新入社員が飲み会幹事で失敗しないための心構え・考え方

ここまで具体的な準備の手順をお伝えしてきましたが、それでも幹事をやることにネガティブな気持ちは変わらないでしょう。

そこで、少しでも気持ちをポジティブにしていくための心構えや考え方をお伝えします。

参加者が嫌な思いをしなければ良い

幹事のやることが多くて嫌だなぁと思うかもしれませんが、特別に高いレベルを目指す必要はありません。

我々はプロではないのですから、参加者が嫌な思いをしなければOKです。

なので、自分だったら嫌かどうかという視点で考えて動くと良いでしょう。

例えば、飲みたい時に飲み物がないとか、知らない団体と近いとか、全然料理が出てこないといった嫌なことがないようにしていけば、皆酔っているので問題にはなりません。

何が嬉しいかという視点で考えるよりも、何が嫌かという視点の方が外しにくいと思います。

参加者はあんまり覚えてない

もっというと、接待などでなければ、基本的にお酒の席なので酔っていますし、失敗しても時間が経てば大体忘れてしまいます。

ですから失敗してもそんなに引きずることなく、次回に向けた反省として覚えておけばOKです。

飲み会の幹事はイベント開催のトレーニング

飲み会は仕事だとよく言われますが、一つのイベントを開催するためのトレーニングになります。

給料は出ませんが、間違いなく仕事に応用できる経験だと思います。

ただ、どうしてもやりたくないという方もいると思います。

そんな方にとって、飲み会が多くて幹事をやらされるというのは苦痛で仕方ないですよね。

ただ、飲み会が多いことはその職場の組織風土でもありますので、もしかしたらその職場には合わないということなのかもしれません。

仕事にも大してやりがいということであれば、我慢ぜ飲み会のない職場や、あっても気を遣わない飲み会のある職場に移ることが懸命だと思います。

行きたくもない飲み会には時間もお金も奪われ、ストレスばかり増えるのであれば、これほど無駄なことはありません。

そんな悩みを機に、一度自分のキャリアを考えるのも有意義です。

キャリアを考えた結果、今の職場の職場で頑張ろうと思えればそれで良いわけですから。

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