面接対策

【転職】面接の日程調整はメールですべき?【採用担当が答える】

転職活動を始めたばかりなんだけど、面接の日程調整ってメールの方が良いのかな。

現役メーカー人事のハルダ(@haru_dadd)です!

私はとある企業の中途採用担当として、数百人の面接を担当し、入社した方から転職の成功談・失敗談を聞いてきました。

そして、様々な転職エージェントとも関わる中で転職活動に関するノウハウを聞いてきました。

このような採用活動の中で仕入れた情報に加えて、採用担当者の視点や経験に基づいてその疑問にお答えします。

中途採用面接の日程調整は電話を避けてメールですべき

中途採用面接の日程調整を企業と直接やりとりする場合、メールですべきか電話の方が良いのか迷うことがありますよね。

採用担当からすると、メールで調整したいというのが答えです。

理由は以下の通りです。

  • 文書で残した方が間違いがない
  • 電話で捕まりたくない

押さえておいて欲しいポイントは、採用担当者は複数の応募者とやりとりしているということです。

そのため全ての応募者の日程を把握できませんし、時には複数人の面接を同日に実施するため調整したいこともあります。

そうなると検討の時間が必要なので電話をされても困る、というのが採用担当の本音です。

また、最近では応募者専用のマイページといったシステムを使って企業とやりとりすることもあります。

その場合もマイページ内でメッセージのやりとりとなりますので基本的にはメールと同様と考えてOKです。

メールの文章は気にしすぎない

メールの文章が気になって文例を探す方もいるかもしれませんが、あまり気にする必要はありません。

あくまで日程調整という目的を達成するためのやりとりなので、文章にこだわって時間をつかうのはもったいないと思います。

業務の中で客先とのやりとりをする方は転職活動でも同じようにしたら良いのです。

客先とメールでのやりとりをしたことがないという方はネット上に文例が転がっているので、それをコピペすれば良いでしょう。

メールで最低限気をつけておけば良いこと

私が採用担当として応募者の方とやりとりするメールで、好印象・悪印象だったことを振り返り、メールで最低限気をつけた方が良いことをまとめました。

タイトル

  • タイトルには中途採用応募者であること+名前+用件を簡潔に書く
  • 例:【中途採用応募者:田中太郎】面接日時調整について

本文

  • 名前を書く
  • 用件や回答を簡潔に伝える
  • できるだけ箇条書きをする
  • 感謝の気持ちは一行で
  • 最後にいつでも連絡がつく連絡先を書く

文例

上記を文章にすると次のようなイメージとなります。

御社の中途採用に応募した田中と申します。この度は書類審査の合格通知をいただき誠にありがとうございます。

さて、お問い合わせいただいた当方の貴社訪問可能日を連絡致します。

  • 2月15日(火)10:00〜17:00
  • 2月17日(木)9:00〜15:00

お手数ですがご調整いただきますようお願い致します。

田中太郎

携帯:090-0000-0000

メール:tanaka@tnk.com

メールの返信は早ければ早いほど良い

先ほどもお伝えしましたが、あなたの他にも複数名の面接日時を調整している可能性があり、あなたの返信を待っている場合もあります。

ですから、できるだけ早めに返信をしていただけると採用担当としては嬉しいです。

転職エージェント利用者なら企業と直接やりとりしないこともある

転職エージェントを利用していればエージェント経由でやり取りする場合があります。

最近は中途採用市場が活況なので、面接調整などの作業をアウトソーシングとしてエージェントが応募者とのやりとりを代行することもあります。

その場合、メールの文章も企業と直接やりとりするよりは気楽にできますね。

また、辞退など連絡しにくいこともエージェント経由であれば迷いなくできます。

メールに頭を悩ます時間があったら、もっと企業のリサーチをした方が良いと思いますので、積極的に転職エージェントを利用することをオススメします。

転職エージェントを利用する真の目的

企業とのやりとりをする上で転職エージェントを利用するのは有効だという話をしましたが、転職エージェントを利用すべき本当の理由があります。

その理由を説明する前に、まずは皆さんに質問です。

皆さんは面接の合格率アップのために最も重要なことは何だと思いますか?

あなたを採用する会社の立場を想像して少し考えてみてください。

答えはとてもシンプルです。

それは、会社が求める人材とあなたのスキル・経験が合うかどうかです。

あなたのスキルや経験がマッチする会社を受けることで、会社にとってあなたは喉から手が出るほど欲しい人材になれるのです。

つまり、転職活動で成功するためにあなたがすべきことは、求人内容を正しく理解し、いかにあなたのスキルや経験の中で求人に合うポイントを探してアピールするかということです。

特に重要なのは求人内容を正しく理解することで、詳細まで理解すれば「この経験やスキルが活かせそう!」「この仕事なら似たようなことやってた」といったところが見えてきます。

「なら募集要項を読み込んで求人内容を理解したらいいのね!」と思うかもしれませんが、募集要項はかなり要約されているので、いくら読み込んでも詳細を知ることはできません。

それではどうすれば良いのでしょうか?

実はここで転職エージェントの出番です。

皆さんは転職エージェントを利用していますか?

ここからは、既に転職エージェントを利用している方もそうでない方も最後まで読んでいただきたい内容なので流し読みはしないでくださいね。

話を戻しましょう。

転職エージェント利用の本当のメリットは、大量の求人を検索できることでもなく、面接対策してくれることでもありません。

それは「あなたが狙った企業の求人内容を詳しく知れること」です。

転職エージェントに依頼すれば、募集要項の裏にある背景や求められるスキルや人物像などの詳細を直接企業の採用担当者に聞いてもらうことができるんです。

というより、見る人によってはその会社の将来の戦略を予測できるてしまいますので、求人内容の詳細なんて転職エージェントでなければ教えてもらうことはできません。

ここまでの説明で転職エージェントに登録すべき理由をご理解いただけたでしょうか?

「早速登録しよう!」という方、ちょっと待ってください。

転職エージェントはどこでも良いから登録すれば良いというわけではありません。

なぜなら、転職エージェントに登録すると、あなた専属のキャリアアドバイザーがつきますが、そのアドバイザーが求人内容の詳細を正しく理解できる人でなければいつまでたっても結果は出ません。

ですから、転職エージェントには一度に複数登録して「この人だ!」と思えるアドバイザーがつく確率を高める必要があります。

「面倒だなぁ」と思いますか?

1社につき5分くらいで登録できますから3社登録しても15分程度です。たった15分で一生を左右するようなアドバイザーに出会えるかもしれないと思えば短い時間ですよね。

とはいえ闇雲に何社も登録すると、電話やメールが鳴りまくってどの求人にどのエージェントから登録したのかわからなくなったり、変なエージェントに登録して紹介された企業がブラックだった!なんてことになるリスクがあります。

そこで私が中途採用担当として実際に取引した中で、成約率の高い転職エージェントを紹介します。

早くそして確実に転職活動を成功させたい方は、是非次の記事をご覧ください。

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