転職ノウハウ

【転職】書類選考で不採用になる理由と対策【採用担当が教える】

現役メーカー人事のハルダ(@haru_dadd)です!

転職活動で避けて通れないのが書類選考です。

ですが、なかなか通らないとお悩みの方は多いのではないでしょうか?

今回、書類選考で不採用になる理由応募書類作成のコツを採用担当視点で紹介します。

中途採用における書類選考の通過率

転職における書類選考の通過率は、一般的に30%程度と言われています。

10社応募して3社通る計算ですが、転職活動では勤務地や給与など新卒採用時よりも制約があるため、希望する条件で絞っていくと10社も応募できないことになるはずです。

実際、採用活動中に応募者に併願先を聞いてみると2〜3社しか併願していない方が多いようです。

ですから、可能な限り書類選考の通過率を上げたいものです。

それでは通過率を上げるためにはどうすれば良いのでしょうか。

まずは書類選考で不採用になる理由を説明します。

書類選考で不採用になる理由

中途採用で書類選考で不採用になってしまう理由は下記の通りです。

  1. 職務経験がマッチしていない
  2. 年齢が高すぎる・低すぎる
  3. 経験年数が短い
  4. 職務経験が分かりにくい
  5. 転職理由が気になる

それでは、詳しく説明していきます。

①職務経験がマッチしていない

中途採用は即戦力や近い経験をしている人材を求められていることが多いため、求人と職務経験がマッチしていなければ通過率はガクッと下がります。

そのため転職活動では求人をしっかり理解して応募することがポイントになります。

②年齢が高すぎる・低すぎる

求人には書かれませんが、企業には採用したい年齢層があるため対象年齢層にハマっていなければ不合格となってしまいます。

ある程度経験があり、伸びしろのある30代前半が有利に思われがちですが、最近では2〜3年目の第二新卒と呼ばれる年齢層や、経験豊富で即戦力性が期待できる40代も積極的に採用しています。

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また、採用担当は年齢と年収のバランスも見ています。

業界ごとに、年齢に対する年収は大体同じですから、年齢に対して極端に年収が低い場合、採用担当としては不安になります。

ですから、面接やエージェントを通じて理由を聞かれることがあります。

その場合、会社の業績が悪いなど、現在の年収が低いのは能力が低いためではないことを客観的に説明できるようにしましょう。

③経験年数が短い

第二新卒が求められることはありますが、やはり職務経験の長さは重要です。

社会人経験が長くても、求人とマッチする経験が短ければ通過しにくくなります。

④職務経験が分かりにくい

職務経験がマッチしていても、説明が分かりにくく面接官に伝わらなければ書類選考は通りません。

詳しくは後述しますが、職務経歴書は事実を淡々と漏れなく書くことがポイントです。

⑤転職理由が気になる

主に大手企業では、長期的に(できれば定年まで)働いてほしいと考えていますので、すぐに辞めてしまいそうな転職理由だと書類選考の通過率が下がります。

例えば「スキルアップのため」であればスキルアップしたらまた転職してしまうのでは、という懸念が生まれます。

「人間関係のトラブル」なら、本人に原因があるかもしれないと思われてしまいます。

ただし、職務経験が求人とマッチしていて即戦力と見込まれていれば、企業としては「転職理由は面接で詳しく聞こう」ということになりますので、書類選考で不採用となる可能性は低くなります。

書類選考で不採用にならないための履歴書・職務経歴書の書き方【中途採用担当直伝!】

それでは書類選考で不採用にならないための方法を具体的に紹介します。

中途採用の応募書類はできるだけ具体的に書く

まず前提として、新卒採用と違って中途採用の書類はじっくりと読まれるということを意識してください。

なぜなら中途採用は、ただ人の頭数を増やすのではなく、組織に不足しているスキルや経験を補充するものだからです。

中途採用では、募集部門の面接官が自ら書類選考を行い面接を希望するかどうか確認します。

なので、人数の少ない採用担当だけが膨大な応募書類を見る新卒採用と違い、中途採用では募集部門長が応募書類をじっくり読むのです。

時には採用したあと仕事の引継ぎや指導を任せることになる部下にも意見を聞いて、面接するか検討することもあるのです。

なぜ書類選考にこれほど力をかけるかというと、面接には多大な人件費がかかるからです。

1時間の面接であっても、面接に出席するのは人件費の高い部長や課長クラスです。

彼らは自分たちの人件費が高いことは分かっていますからできるだけ無駄な面接をしないように、極力書類選考で絞ることが多いのです。

一方、書類なら10分もあればかなり読み込むことができます。(日本人は一般的に400〜600字/分読めるようなので、10分で5000字くらいは読めるはずです)

このように、中途採用の書類選考はとても好待遇なので自分の経験を簡潔に書くより、多少情報量が多くなっても構わないので、とにかく詳細まで具体的にわかりやすく書くことを意識しましょう。

ただし、文量が多くなると読みにくくなりがちなので、求人にマッチする経験を重点的に説明してください。

また、見やすいレイアウトも重要なので転職エージェントが提供する職務経歴書のテンプレートを利用するのがオススメです。

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書類選考では求人にマッチする経歴は全て書く

面接官としては、書類に書いてあることからどんな経験をしたのか推測することはあまりしません。

つまり、書類に書いてあることだけを見て合否を決めているということです。

当然と言えば当然ですか、書かれていないことはなかったことになってしまうのです。

このことに気がついたのはある転職フェアに出展したのがキッカケです。

当社ブースに来られた求職者の方とお話させていただいたのですが、その時初めて職務経歴書を見せていただきました。

その経歴書はシンプルなものだったので、一見、求人にマッチするポイントを見つけられず不合格にしてしまいそうでした。

しかし、会話しながら職務経歴書の中身を深掘りしていると「もしかしてあのポジションにマッチするかも」という気がしてきたのです。

後日、募集部門長に書類を見せたところ予感は的中、会って面接することになり、結局その方は合格となりました。

このように、中途採用の職務経歴書はできるだけ詳しく、直接会話しながら深掘りしなくても分かるように書くことで通過率が上がると感じた経験でした。

余談

このときは逆に求職者の方も、まさか面接に進めるポジションがあるとは思ってもみなかったようでした。

この転職フェアは求職側・求人側双方にとって良い出会いの場となりました。

このように、複数企業の人事担当と話せる転職フェア、オススメです。

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職務経歴書に書くべきことは?

職務経歴書の書き方に戻ります。

先ほど「具体的にわかりやすく書くべき」と言いましたが、何を書けば良いのでしょうか。

職務経歴書に書くべき必須項目は下記の通りです。

  • いつ(時期、期間)
  • どこで(会社、現場、客先)
  • 誰と(どんな役割、立場で、何人で)
  • 何をしたか
  • どんなスキル、技術、ツールを使用したか
  • 扱った製品や関わったプロジェクトの金額、関わった人数規模

これらは企業側が面接前に知っておきたい情報す。

これだけ情報があれば、面接すべきなのに書類選考で不採用にしてしまうということもなくなるでしょう。

逆に、面接すべきでないということも判断しやすくなりますので、企業側はもちろん、本来なら不合格になるはずなのに面接に行く無駄を省くこともできるのです。

また、書くべき項目として挙げたのは全て客観的事実です。

新卒採用のエントリーシートで書かされるような「なぜ」「どう感じたか」といった主観は職務経歴書には不要です。

「もっと伝えたいことがあるのに!」という方は面接までガマンしてください。

なぜなら面接は目に見えない要素を確認し、本当に企業や仕事にマッチするか判断する場だからです。

面接については別の機会で書きたいと思いますので、まずは面接に臨むまでのポイントとして、今日紹介した職務経歴書を書くときのコツ、意識してみてください。

書類選考通過までの期間

書類を提出したら応募完了ですが、早ければ3日程度で通過の連絡があります。

書類選考では一般的に、

「エージェント → 人事担当 → 募集部門長」

の流れで書類が回覧されます。

職務経験と求人がマッチしていれば、回覧時に「この方は即戦力ですよ!早く見てね」というコメントがつきますので書類選考通過までの期間は短くなります。

逆にマッチしていなければ、募集部門長も迷って関係者に相談することもあるため時間がかかってしまいます。

書類選考通過から面接までの期間

書類合格から面接までの期間ですが、適性検査などを挟むと少し長くなりますが、企業との日程調整開始から考えると1〜2週間程度になります。

企業としては、複数名書類合格としていることが多いので競争になります。

自分以外の応募者が早めに面接を終えて、ある程度高評価なら合格として応募を締め切ってしまいます。

企業も早く人がほしいと考えて中途採用を実施しているわけですから、応えてくれる人を採用しやすくなるのは当然ですね。

ですから、日程調整の依頼がきたら早めにかつ来訪可能日を多めに伝えましょう。

書類選考通過の連絡が遅い時

企業の人事担当と募集部門長は採用業務だけしているわけではないので、忙しくて書類を見ていない場合や、書類が届いていること自体気づいていないこともあります。

2週間経っても結果の連絡がない場合は状況を確認してみてください。

「督促するようで聞きにくいなぁ」という方がいるかもしれませんが、それだけで企業の評価が悪くなることはありませんので、チャンスを逃さないようにしましょう。

おわりに

ここまで、転職における書類選考が通らない理由とどうすれば通るようになるか、説明してきましたが、実は重要なことはたった一つなんです。

それは「自分の職務経験が求人とマッチするかをいかに面接官に分かってもらうか」ということです。

ここに焦点を絞り応募書類を作成すれば書類選考の通過率は上がりますし、面接官は期待感を持って選考を進めようとして選考スピードも上がります。

そして、エージェントに登録すると一つ応募書類を作成すれば使いまわして複数社応募できるので、力を入れて作成してください。

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